Københavns Kommunes logo

Send dokumentation

Hvis du som leverandør til Københavns Kommune udtages til kontrol, vil du modtage en mail fra Københavns Kommunes indsatsteam mod social dumping med dokumentationskrav. Læs om kravene og send dokumentationen via nedenstående kontaktformular.

Indsatsteamet mod social dumping anmoder typisk om følgende dokumentation:

Mandskabsliste

Indledningsvist kan indsatsteamet anmode om en mandskabsliste for alle  medarbejdere, der har udført arbejdet på kontrakten/projektet.

Efterfølgende kan indsatsteamet udtage medarbejdere til dokumentkontrol. For disse anmodes om yderligere dokumentation.

Kopi af ansættelsesbevis og uddannelse og erhvervserfaring

Kopi af ansættelsesbevis samt information om relevant uddannelse og erhvervserfaring. Herunder tilknytningsaftale, hvis der er tale om en vikar.

Alle medarbejdere skal inden 4 uger efter arbejdets påbegyndelse have modtaget et ansættelsesbevis samt orienteres af Leverandøren om gældende løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår. Leverandøren er endvidere ansvarlig for, at der kun anvendes medarbejdere med gyldig opholds- og arbejdstilladelse.

Kontaktinformationer på medarbejdere

Kontaktinformationer på medarbejdere - telefonnummer og e-mail

Kopi af lønsedler

Kopi af lønsedler for medarbejdere for den periode der er anmodet om dokumentation for.

Leverandøren skal kunne dokumentere en digital lønudbetaling.

Kopi af timesedler for timelønnede medarbejdere

Kopi af timesedler med start- og sluttidspunkter for medarbejdere for den periode der er anmodet om dokumentation for. 

 

E-indkomstkvittering fra SKAT

E-indkomstkvittering fra SKAT, i form af detailoplysninger pr. medarbejder pr. måned for indberettet skattebeløb indeholdende felterne:

Detailoplysninger

For at indsatsteamet kan tjekke om arbejdsklausulen overholdes, så skal leverandøren afgive dokumentation for betaling af skat.

Længere nede på siden kan du finde en guide, der visuelt leder dig igennem, hvordan du klikker dig ind på SKAT's hjemmeside og finder detailoplysningerne.

Når du har fundet frem til detailoplysningerne for de rigtige medarbejdere og for den rigtige periode, så skal du tage et screenshot af dem og sende materialet til CSR-enheden. Det er vigtigt, at du ikke sender e-indkomstkvitteringerne i form af en csv-fil, men at du sender et screenshot. 

Der skal stå "Detailoplysninger pr. medarbejder" øverst på den side, som du skal sende til CSR. Det er desuden en god idé at dobbelttjekke, at detailoplysningen er gældende for alle de måneder, som der er anmodet dokumentation for. 
Det er et krav til detailoplysningen, at de forskellige medarbejdere, der er omfattet af kontrollen, er til at skelne fra hinanden. 

På detailoplysningen skal følgende felter fremgå: 

0013 (AM-bidragspligtig A-indkomst)

0015 (Indeholdt A-skat)

0016 (Indeholdt am-bidrag)

0248 (Opsparing til søgne- og helligdagsbetaling)

0249 (Opsparing til feriefridage)

Der skal dokumenteres indbetaling af feriepenge  i form af indbetalingskvittering fra feriepengeudbetaler.

 

 

 

 

Dokumentation for pensionsindbetalinger

Dokumentation for pensionsindbetalinger i form af indbetalingskvittering fra pensionskassen

Eventuelle aftaler vedrørende arbejdstid, afspadsering, akkord og/eller bonus

Dokumentation for feriepengeindbetalinger

Dokumentation for feriepengeindbetalinger i form af indbetalingskvittering fra feriepengeudbetaler 

Se vejledning i nedenstående boks. 

 

Arbejdsskadeforsikring

Dokumentation for, at medarbejderen er dækket af gyldig arbejdsskadeforsikring, i form af kopi af gældende forsikringspolice samt kvittering for indbetaling af præmie.

Såfremt Leverandøren ikke kan dokumentere dækkende arbejdsskadeforsikring for hele den periode, der er udført arbejde for Københavns Kommune, ifalder Leverandøren en bod på 5.000 kr. pr. medarbejder. Herefter ifalder Leverandøren dagbod på 2.000 kr. pr. medarbejder indtil forholdene er bragt i orden og dokumentation er fremsendt.

Referenceramme/overenskomst

Oplysninger om den referenceramme/overenskomst der er anvendt i forbindelse med fastsættelse af løn- og arbejdsvilkår for medarbejderen

Dokumentation for rejseudgifter, kost og logi

Kvittering for betalt skattefri rejsegodtgørelse (diæter)

  • Kvittering for godtgørelse af kost og små fornødenheder eller kvittering for arbejdsgiverbetalt kost (fri kost)
  • Kvittering for logigodtgørelse eller kvittering for arbejdsgiverbetalt logi
  • Kørselsgodtgørelse

Kvittering for betalte rejseudgifter pr medarbejder:

  • International transport (flybillet el. lign.) - specielt for udstationerede medarbejdere
  • Befordring i forbindelse med arbejde på aftalen (Leje af bil/egen bil eller firmabil (som passager ved virksomhedens foranstaltning) eller kollektiv transport)

Dokumentation for selvstændige

Kontaktinformationer på den selvstændige (telefonnummer og e-mail)

Dokumentation for den indgåede kontrakt omkring arbejdet på aftalen

Kopi af fakturaer, som den selvstændige har sendt for arbejdet på aftalen

Dokumentation for lovpligtige forsikringer, herunder arbejdsskadeforsikring

Kvittering for betaling af moms

Timeregistreringer i forhold til det udførte arbejde på aftalen.

Personspecifikke data

Vedrørende personspecifikke informationer, så har vi kun brug for medarbejdernes navn og fødselsdato.

Andre personfølsomme informationer (såsom de sidste 4 cifre af CPR nr.) skal udelades.

Vi behandler alle data, inklusiv de personfølsomme informationer, i overensstemmelse med persondataloven og Københavns Kommunes regler vedrørende IT-sikkerhed. I kan læse mere om Københavns Kommunes forpligtelser som databehandler her.

Vejledninger til indhentelse af dokumentation

Tidsfrist for dokumentation

Indsatsteamet sætter typisk tidsfrister for dokumentation på mellem 5 og 10 arbejdsdage. Den aktuelle frist vil altid være angivet i anmodningen. 

Såfremt indsatsteamet har en mistanke om overtrædelse af klausulen, kan leverandøren eller modtageren af tilskud eller støtte blive bedt om at sende en fyldestgørende redegørelse. En redegørelse er et dokument, der beskriver eller forklarer de forhold, indsatsteamet kan have spørgsmål til, og blandt andet beskriver sammenhænge, årsager og hændelsesforløb. Hvis en leverandør bliver bedt om at indsende en redegørelse, skal den sendes til Københavns Kommune senest 10 arbejdsdage efter, at leverandøren er blevet bedt om redegørelsen – medmindre andet er aftalt med indsatsteamet.